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Conforme a la Ley de Reforma y Control de la
Inmigración (Immigration Reform and Control Act)
de 1986, todos los empleadores, independientemente del
tamaño de la empresa o la cantidad de empleados,
están sujetos a sanciones penales y civiles por contratar a
trabajadores no autorizados.
Los empleadores desempeñan un papel
importante en la
implementación de las leyes de inmigración y
deben presentar un Formulario I-9 para verificar la identidad y la
elegibilidad para el empleo de todos los empleados nuevos. El empleador
debe cerciorarse de que todos los ciudadanos estadounidenses, los
residentes permanentes y los empleados con estatus de inmigrante firmen
un Formulario I-9.
Cuándo no es obligatorio el Formulario I-9
No se requiere un Formulario I-9 en el caso de los
siguientes trabajadores:
- contratistas independientes;
- trabajadores empleados bajo contrato;
- empleados contratados y con empleo continuo por
el empleador antes de 1986; y
- empleo poco frecuente, irregular y ocasional
para trabajo doméstico en un hogar privado.
Asistencia
sobre el cumplimiento del Formulario I-9
Cuando en 2002 se estableció el
Departamento de Seguridad Nacional (Department of Homeland
Security, DHS), la responsabilidad de supervisar el
cumplimiento del Formulario I-9 se transfirió a la rama
investigativa del Departamento, el Servicio de Inmigración y
Control de Aduanas (Immigration and Customs Enforcement,
ICE).
La empresa que no cumpla con los formularios I-9
puede recibir
auditorías, sanciones y publicidad negativa, si se la
investiga. Las penalidades aplicadas a las empresas se basan en los
incumplimientos y no sólo en el hecho de contratar
trabajadores no autorizados.
El proceso del Formulario I-9 comienza el día en
que el
empleado empieza a trabajar. Cuando la autorización de
trabajo de un empleado tiene fecha de vencimiento, se debe actualizar
el Formulario I-9 después del vencimiento. Dichos
requerimientos de actualización generan la necesidad de
efectuar auditorías periódicas de los formularios
I-9. Después del despido de un empleado, se debe archivar el
Formulario I-9 por un año o, de lo contrario, conservarlo
por tres años.
El Estudio de Abogados Frager asiste a los empleadores con la
gestión de los formularios I-9, lo cual incluye diversos
servicios:
- auditorías internas de los
formularios I-9;
- planificación y desarrollo de
prácticas de documentación administrativa y
verificación;
- procedimientos vigentes para diferenciar a los
empleados de los contratistas independientes;
- asistencia y asesoramiento legal sobre la
manera de tratar cartas de no concordancia del Seguro Social;
- lineamientos sobre cómo evitar los
incumplimientos de documentación administrativa y
verificación;
- orientación legal respecto de las
disposiciones sobre no discriminación que rigen la
contratación y retención de empleados;
- capacitación de ejecutivos y del
personal sobre los requerimientos de cumplimiento y disposiciones sobre
el Formulario I-9; y
- representación legal en
procedimientos administrativos ante el Servicio de
Inmigración y Control de Aduanas (Immigration and
Customs Enforcement, ICE) y la Oficina del Director de
Audiencias Administrativas (Office of the Chief
Administrative Hearing Officer, OCAHO).
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Los
abogados del Estudio Frager explican las confusiones y aclaran las
disposiciones inmigratorias y las normas administrativas, brindan
lineamientos valiosos sobre el cumplimiento del Formulario I-9 y ayudan
a proteger sus derechos.
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